Nous avons profité de la journée de la facturation électronique du 14 Mars 2023 organisée par le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electronique (FNFE-MPE) au Palais Brongniart pour annoncer que l’application Altoviz permettait à compter de ce jour de gérer les factures au format Factur-X.
Rappel sur ce qu’est la facturation électronique
Une facture électronique est une facture créée, envoyée et conservée sous forme dématérialisée et qui comporte nécessairement des données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papier ou au format PDF classique.
À partir du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises Françaises devront accepter les factures électroniques. L’émission obligatoire de factures électroniques interviendra progressivement, entre 2024 et 2026, en fonction de la taille de l’entreprise :
– le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
– le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
– le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises.
Elle présente de nombreux avantages :
– Plus efficace. Terminées les erreurs de saisie
– Plus économe. L’envoi est gratuit, moins de papier, des coûts de traitement beaucoup plus faibles et plus besoin d’espace physique pour l’archivage
– Gain de temps. Les délais de réception et de paiement sont plus courts, moins de tâches administratives nécessaires car les procédures comptables peuvent être automatisées
– Plus sécurisée. Le suivi des échanges est transparent
– Plus durable. Moins de papier et de transport
Nous reviendrons plus en détail sur ce sujet dans les mois à venir.
Et Factur-X dans tout cela ?
Factur-X est un des trois formats de facture électronique reconnu, en plus du Universal Business Language (UBL) et du Cross Industry Invoice (CII). C’est celui qui remporte les faveurs des éditeurs de solutions Français.
Les factures non structurées : Qu’il s’agisse de fichiers générés par une application ou issus d’une numérisation, sous la forme de PDF ou de simples images, elles sont pratiques car transitent très simplement par e-mail ou autre stockage partagé et sont lisibles par tous. Elles donnent toutefois un peu de fil à retordre aux machines et rendent donc parfois les automatisations de processus difficiles.
Les factures structurées : Il s’agit de documents dont la forme a été spécifiée en détail, permettant ainsi aux processus d’être automatisés. On parle souvent d’échange de données informatisé (EDI) et de ses normes ANSI, EDIFACT ou encore TRADACOMS.
Les factures hybrides ou mixtes : Ces documents allient le meilleur des deux mondes précédents. Ils prennent généralement la forme d’un fichier PDF, pour les humains, ainsi q’un fichier attaché dans un format structuré, XML par exemple, pour les machines. Le format qui remporte les suffrages en France et en Allemagne est “Factur-X“.
Emission de factures électronique
Bonne nouvelle, vous n’avez rien à faire de particulier pour en profiter. Vous continuez à créer des factures comme avant. Toutefois, toutes les factures émises à compter du 15 Mars 2023 seront compatibles Factur-X. Les fichiers générés sont maintenant au format Factur-X. Vous pouvez toujours les lire comme des documents PDF standards et les envoyer par e-mail mais ils comprennent en plus en leurs seins les informations structurées de vos factures (XML).
Le FNFE a mis au point un outil en ligne gratuit pour valider la conformité de vos fichiers Factur-X.
Vos clients seront ravis de constater que vous êtes déjà prêt pour la facturation électronique. Ils vous remercieront de leur permettre d’optimiser la saisie de leurs informations.
Réception de facture électronique
Deuxième bonne nouvelle, vous n’avez rien de plus à faire pour en profiter une fois encore. Lorsque vous recevez une facture d’un fournisseur, vous continuez saisir une dépense à partir de ce fichier, soit en l’envoyant par e-mail à l’adresse Altoviz qui vous est dédiée, soit en passant par l’application Altoviz au moment de la création d’une dépense. Les fichiers au format Factur-X seront automatiquement détectés et ce sont leurs informations qui seront utilisées pour pré-saisir la dépense.
L’avantage des factures électroniques est que les données que l’on en extrait sont beaucoup plus fiables. Elles sont le reflet exact du document PDF que l’on peut lire. C’est autant de vérifications en moins et donc de temps gagné pour vous.
Les prochaines étapes
Bien que déjà fort appréciable, il ne s’agit que d’une première étape vers une implémentation complète, telle que requise par l’administration fiscale Française dans les années à venir. Viendra ensuite la possibilité de transmettre vos factures et récupérer celles de vos fournisseurs sur la plateforme publique Chorus Pro ou une plateforme partenaire (La liste sera connue en Septembre 2023), l’e-invoicing, ainsi que la transmission d’informations sur votre activité, l’e-reporting.
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