Après les e-mails de la rentrée, place à un sujet hautement sensible pour une entreprise : être payé ! Octobre a été le mois du paiement en ligne, avec trois nouveaux prestataires, un parcours plus simple pour vos clients et un tableau de bord pour suivre le tout 🚀. Et si, en ouvrant l’application, vous avez l’impression d’avoir gagné de la place et de découvrir de nouvelles fonctionnalités, ce n’est pas une illusion : les menus de l’application ont été revus !
Faites-vous payer comme vous voulez
Chaque prestataire de paiement a ses forces : ses tarifs, ses moyens de paiement, ses terminaux. Vous êtes peut-être déjà client de l’un d’entre eux, et il n’y a aucune raison d’en changer pour facturer avec Altoviz.
Trois nouvelles intégrations
Stripe, SumUp et GoCardless sont rejoints par Mollie, EasyTransac et Square :
EasyTransac pour la carte bancaire, le prélèvement SEPA et le virement.
Mollie pour la carte bancaire, le virement et vos terminaux de paiement Mollie.
Square pour la carte bancaire et vos Square Terminal.
Comme pour les intégrations existantes, le paiement n’est que la moitié du travail. Les paiements, commissions, remboursements et virements de votre compte sont synchronisés dans un compte bancaire géré par l’application : votre comptabilité suit sans ressaisie.
Retrouvez toutes ces intégrations sur notre page dédiée au paiement. Mollie, EasyTransac et Square sont disponibles à partir de l’édition Starter.
Un parcours plus simple pour vos clients
Votre client n’a aucune raison de connaître le nom de votre prestataire. Il veut payer par carte ou par virement, un point c’est tout. Le lien partagé lui pose donc les questions dans cet ordre : d’abord comment payer, puis, seulement si plusieurs prestataires prennent en charge ce moyen, avec lequel. Le premier est déjà sélectionné : celui à qui cela importe peu paie en un geste.
Les moyens proposés sont ceux que votre prestataire offre réellement. Avec Mollie et Stripe, la liste vient directement de votre compte : iDEAL, Bancontact, carte… La page de l’intégration vous les présente et vous cochez ceux que vous souhaitez proposer.
Vous préférez afficher le nom du prestataire malgré tout ? Le réglage « Afficher le prestataire de paiement sur les liens partagés » est là pour cela. Ouvrir les paramètres de vente dans l’app
Un paiement à la fois
Votre client a fermé la page de paiement sans aller au bout ? En revenant sur le lien, il voit le paiement en cours et peut le reprendre ou l’annuler avec « Reprendre le paiement » et « Annuler le paiement ». Un second paiement ne peut pas démarrer tant que le premier n’est pas clos, et il en va de même pour l’acompte d’un devis.
Le paiement en cours se ferme aussi tout seul dès que la facture ne doit plus rien, qu’elle ait été réglée ou annulée par un avoir. De l’argent ne peut plus arriver sur une facture soldée.
Un devis payable en totalité
Jusqu’ici, un devis ne se payait en ligne que pour son acompte, et un devis sans acompte n’offrait aucun paiement. Avec « Autoriser le paiement intégral en ligne », dans les paramètres de vente, votre client peut régler la totalité du devis, ou choisir entre l’acompte et la totalité si un acompte est prévu. Le bouton indique toujours le montant qui va être débité.
Le paiement donne lieu à une facture d’acompte du montant total. Le réglage est désactivé par défaut, et la totalité n’est proposée que tant que rien n’a été facturé sur ce devis.
Après le paiement
- Un rapprochement dans les deux sens. Le règlement d’un paiement en ligne se rapproche maintenant aussi de la ligne bancaire qui arrive après lui, et plus seulement d’une ligne déjà présente.
- Les contestations signalées. Lorsque la banque d’un client reprend un paiement, EasyTransac et Square vous le font savoir par une notification, avec la facture concernée.
Un tableau de bord Encaissements
Le chiffre d’affaires dit ce que vous avez vendu, les encaissements disent ce que vous avez touché. Ce nouveau tableau de bord est consacré aux seconds, pour tous vos règlements clients de la période, en ligne ou non. Ouvrir le tableau de bord Encaissements dans l’app
- Encaissé en valeur et en volume, comparé à la même période de l’année précédente et à la période qui vient de s’écouler.
- La répartition par moyen de paiement et par prestataire, en listes et en graphiques empilés.
- La part en ligne, et le délai de paiement médian en ligne comparé aux autres moyens. De quoi mesurer ce que vous apporte un bouton « Payer ».
Si vous utilisez une intégration de paiement, une partie dédiée ajoute le taux de réussite, les frais du prestataire, ses soldes et derniers virements, les cartes enregistrées qui expirent alors qu’une facture récurrente en dépend, et les paiements ouverts mais jamais terminés.
C’est aussi le meilleur moyen de savoir ce que vous coûte réellement chaque prestataire de paiement. Les grilles tarifaires varient selon la carte, le pays ou le canal, alors que le tableau de bord part de vos propres encaissements : vous comparez les frais payés à chaque opérateur pour le volume qu’il a traité, et vous voyez lequel convient le mieux à votre activité. Pour un premier tri, notre comparatif des moyens de paiement présente les tarifs publics de chacun.
La tuile « À traiter » de l’aperçu compte aussi désormais les paiements en échec sur les 30 derniers jours.
Une application plus intuitive et productive
Toutes les fonctionnalités de l’application sont désormais regroupées dans un seul et même menu. Créer un document, rechercher, consulter vos notifications, configurer vos intégrations, obtenir de l’aide ou changer de dossier : tout part du même endroit. Vous découvrez plus facilement ce qu’Altoviz sait faire, et vous allez droit à ce dont vous avez besoin, sans chercher où se cache telle ou telle commande.
La place ainsi gagnée en haut de l’écran revient à vos pages : plus de lignes dans vos listes, plus d’informations dans vos documents, et moins de défilement pour travailler. Et si vous voulez encore plus d’espace, le menu se replie d’un clic.
Une recherche à portée de clavier
La recherche devient une fenêtre au centre de l’écran, à la manière de Spotlight sur Mac : un grand champ, les résultats regroupés en dessous, chacun avec son icône. Elle s’ouvre avec Ctrl+K (⌘K sur Mac) depuis n’importe où, ou avec / en dehors d’un champ de saisie. Les flèches parcourent les résultats, Entrée ouvre le bon, Échap referme la fenêtre. Vous pouvez désormais faire le tour de l’application sans lâcher le clavier.
Et sur téléphone
La recherche, absente jusque-là sur téléphone, y fait son apparition. Le menu s’ouvre depuis un bouton en bas à gauche, à portée de pouce, dans un cercle qui s’agrandit à partir de ce bouton. Les notifications, la liste Créer et la liste des dossiers ont été redimensionnées pour un écran de téléphone, avec des lignes assez hautes pour le doigt. Le menu se referme tout seul après une action.
Au revoir extensions, bienvenu aux intégrations 🍾
Vous avez peut-être lu « extensions » dans l’application et « intégrations » sur notre site. Nous avons fini par nous mettre d’accord avec nous-mêmes : ce sont désormais des intégrations, partout. Ouvrir les intégrations dans l’app
Plus vite sur vos listes
Régler plusieurs factures d’un coup
La multi-sélection de la liste des factures gagne l’action Régler. Chaque facture sélectionnée reçoit un règlement daté du jour pour son montant dû, avec son moyen de paiement habituel. Les factures qui ne sont pas concernées (brouillons, factures annulées, prélèvements, paiement en ligne en cours) sont ignorées, et le message final indique combien ont été réglées. Ouvrir les factures dans l’app
Valider plusieurs achats d’un coup
Même logique sur la liste des achats avec l’action Valider : les factures « à compléter » qui ont tout ce qu’il leur faut passent au statut terminé, et une fenêtre indique ce qu’il manque aux autres. L’application ne devine rien et ne remplit rien à votre place. Ouvrir les achats dans l’app
Supprimer une facture d’achat réglée
Une facture d’achat réglée était refusée à la suppression, sans autre issue. L’application vous demande maintenant ce que vous souhaitez faire de ses règlements : « Détacher et supprimer » les conserve sans les affecter, « Supprimer aussi les règlements » les efface avec elle, à condition qu’ils ne règlent pas un autre document.
Vos documents de vente
Corriger un produit sans quitter la facture
Vous repérez une erreur dans la fiche d’un produit en rédigeant un devis ? Le menu d’une ligne propose maintenant de modifier le produit, le service ou le texte. La fiche s’ouvre, et « Enregistrer et mettre à jour la ligne » corrige le catalogue et la ligne en une fois. La quantité et la remise restent telles que vous les avez saisies.
Reprendre les lignes depuis le catalogue
En septembre, la relecture du catalogue est arrivée à la duplication et au transfert. Elle est maintenant disponible sur un document en cours de saisie : « Mettre à jour les lignes depuis le catalogue » figure dans les actions d’un devis non facturé, d’une facture ou d’un avoir en brouillon. Vous choisissez ce qui est relu (description, prix d’achat, prix de vente), avec le nombre de lignes qui diffèrent. Rien n’est coché d’avance, car un prix se négocie souvent document par document.
Masquer la marge
Votre client regarde par-dessus votre épaule pendant que vous préparez son devis ? « Masquer la marge », dans les options de saisie, cache la marge totale, le prix d’achat et les taux de la ligne. Oui, le prix d’achat aussi : à côté du prix de vente, il en dirait trop. Les valeurs sont conservées, et le réglage vous suit d’un document à l’autre.
Prix d’achat et changement de régime de TVA
Le prix d’achat TTC
Le prix d’achat ne se saisissait que hors taxes, alors que le ticket que vous avez sous les yeux affiche souvent le TTC. Les produits accueillent désormais un prix d’achat TTC et une TVA d’achat, comme c’était déjà le cas à la vente. Vous saisissez le prix qui vous arrange, l’autre est calculé, et les marges restent calculées sur le HT.
Vos prix quand vous changez de régime
Dépasser les seuils de la franchise en base pose une vraie question commerciale : ajouter la TVA par-dessus vos prix, au risque que vos clients paient plus cher, ou l’inclure, et voir votre prix hors taxes baisser ? L’application vous la pose désormais au moment du changement, avec un taux pour les produits et un autre pour les services. Rien n’est présélectionné, car c’est à vous de décider, et « Plus tard » reste possible. Le chemin inverse, le retour à la franchise, est couvert lui aussi.
Les documents déjà créés conservent le régime sous lequel ils sont nés. Une alerte vous signale donc les brouillons, les factures récurrentes et les devis encore d’actualité qui ne sont plus alignés, avec un bouton « Corriger ». Ouvrir les paramètres de TVA dans l’app
Vos e-mails
- Plusieurs serveurs SMTP. Comme avec Google et Microsoft, vous pouvez désormais connecter plusieurs serveurs pour l’entreprise, et chaque collaborateur peut ajouter le sien. Ouvrir l’intégration SMTP dans l’app
- Les icônes de réseaux sociaux reviennent. Certains d’entre vous les regrettaient. Dans le style de vos e-mails, le pied de page propose des liens texte, des icônes blanches pour un fond sombre ou des icônes noires pour un fond clair. WhatsApp rejoint au passage la liste des réseaux. Ouvrir les paramètres d’e-mails dans l’app
Exports et archives
- L’archive des factures d’un client. « Télécharger les factures (archive) », dans le menu d’un client, regroupe dans un fichier zip les factures, factures d’acompte et avoirs d’une période d’un an maximum. Bien pratique quand un client vous réclame tout pour son expert-comptable. Vous recevez une notification et un e-mail quand l’archive est prête. Ouvrir les clients dans l’app
- Un e-mail quand l’export comptable est prêt. Un export avec pièces jointes (FEC, TRA, FEC XML ou CSV) se prépare en arrière-plan. Un e-mail vous prévient désormais lorsqu’il est terminé. Ouvrir les écritures comptables dans l’app
- Des téléchargements plus solides. Les fichiers et dossiers de la base documentaire sont maintenant téléchargés directement par votre navigateur, avec sa barre de progression. Les archives de plusieurs gigaoctets passent sans encombre, même sur un téléphone.
Bien plus encore
Comme chaque mois, de nombreuses petites améliorations sont arrivées au fil des semaines, nous vous laissons le plaisir de les découvrir au fil de votre utilisation de l’application
Bon mois de novembre à toutes et à tous ! Et si vous hésitez sur le prestataire de paiement à choisir, notre équipe est là pour vous conseiller 🤗
